LE CLASSEMENT DES DOSSIERS

• Pourquoi la méthode TRAPEC est fondée sur le classement des dossiers ?

Parce que vous ne pouvez pas être efficace
si vous ne gérez pas bien vos tâches.

Et que pour bien gérer vos taches, vous devez accéder instantanément à l'information associée dans le classement de vos dossiers.

Or c'est précisément autour du classement des dossiers que se concentre l'essentiel des pertes de temps :

  • - à s'interroger sur le classement de tel document ou de tel dossier,
  • - à le rechercher ensuite dans le classement même quand on l'a classé soi-même
  • - à le rechercher aussi dans le classement des dossiers du service quand c’est quelqu’un d'autre qui l'a classé,
  • - à vérifier si les autres personnes du service connaissent le classement de ce document ou de ce dossier,
  • - à différer l'exécution d’une tâche associée à ce document ou ce dossier parce que l'accès à son classement n'est pas instantané,
  • - à traiter les travaux redondants ou inutiles qui résultent de ce mauvais classement des dossiers,
  • - à corriger les erreurs de classement des dossiers etc…

Une personne travaillant dans un bureau, quelle que soit sa fonction, passe (perd) en moyenne 1h par jour à traiter ces problèmes.

• Objectifs du classement TRAPEC :

  • - permettre à toute personne d’un service de classer instantanément un document ou un dossier qu’elle qu’en soit la forme (papier, informatique, emails),
  • - retrouver toute information instantanément, même longtemps après l’avoir classée, même si elle a été classée par autrui,
  • - partager la même logique que ses collaborateurs et/ou collègues de travail, parler le même langage.

• Instaurer une logique commune :

Une seule et même personne peut gérer :

  • - le classement de ses documents ou de ses dossiers informatiques d’une certaine façon sur son PC,
  • - le classement de ses documents ou de ses dossiers informatiques partagés d'une autre façon sur le serveur,
  • - le classement de ses documents ou de ses dossiers papier d'une 3ème façon dans ses armoires,
  • - le classement de ses emails encore différemment…..

Cette situation est amplifiée par le nombre de personnes du service ou de l'équipe, chaque personne pouvant gérer plusieurs classements différents.

Quand il existe un classement unique dans un service, il est bien souvent :

  • - construit par le service informatique, limité aux documents numériques et inadapté au papier et aux besoins spécifiques de chaque personne
  • - ou bien calqué sur l’organisation des processus métier ou du référentiel qualité, ce qui se traduit à la fois par la création de dossiers vides et par l’absence de dossiers utiles….qui restent non classés et donc non partagés !

C’est pourquoi la méthode TRAPEC repose sur la construction et le partage d’une logique commune, issue du fonctionnement naturel de chaque personne de l’équipe. Les spécificités de votre métier, les besoins de votre fonction mais aussi votre façon de penser sont pris en compte.

• Classer tous les dossiers et réduire les volumes

Tous vos dossiers papier et tous vos dossiers informatiques sont identifiés, triés, répertoriés et classés de telle sorte que chacun les retrouve sans effort.

Le classement des dossiers permanents, qu'il s'agisse de classement de dossiers permanents au format papier ou de classement de dossiers permanents au format numérique, permet à une personne seule comme à toute une équipe de retrouver instantanément toute information existante pour exécuter efficacement une tâche.

Le classement des documents de passage (classement des documents de passage au format papier ou classement des documents de passage au format numérique dont les emails) permet de structurer toutes les informations entrantes venant alimenter les tâches d'une personne ou d'une équipe.

Nette, pratique, confidentielle, la codification de classement TRAPEC permet à votre assistante et à vos collaborateurs de classer et de retrouver instantanément tout document ou tout dossier, même en votre absence.

Dans l'informatique, les dossiers sont accessibles d'un seul clic. Même les emails sont classés.

Dans les armoires, les dossiers papier sont structurés selon la même logique que les dossiers informatiques, de plus, le classement TRAPEC évite les corrections d'étiquette et les repositionnement de dossiers.

Voir aussi le logiciel GED TRAPEC

Avec TRAPEC, il n'y a plus de temps perdu en recherches fastidieuses et tous les doublons sont éliminés. Le classement devient naturel, le classement devient un plaisir.

• Plus qu’un outil de GED

Avec TRAPEC, le classement informatique n'est pas une vaste armoire virtuelle où toute recherche se traduit par l'édition d'une liste de documents parmi lesquels il faut trouver le bon….

La méthode TRAPEC, via la construction d'une logique commune partagée, permet à chaque personne de retrouver naturellement le bon document ou le bon dossier, au bon endroit, quel qu’en soit le format (papier, numérique, email).

Le classement TRAPEC est toujours personnalisé et mis en place sur mesure. Les utilisateurs sont comme sur des rails. Ils retrouvent instantanément tout ce qu'ils recherchent.