TRAPEC POURQUOI FAIRE ?

Affirmations ou Questions fréquentes

TRAPEC POURQUOI FAIRE ?

Affirmations ou Questions fréquentes

TRAPEC POURQUOI FAIRE ?

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Ligne de séparation de paragraphe aux couleurs du logo Trapec Expertise Organisation

Depuis plus de 35 ans, en France et à l’Etranger,
des milliers de décideurs, cadres, chefs d’entreprise privées et publiques, d’hôpitaux, d’institutions sociales….
appliquent avec succès la méthode TRAPEC dans leurs services

Ligne de séparation de paragraphe aux couleurs du logo Trapec Expertise Organisation

La transformation digitale à l’œuvre pousse les entreprises à trouver des solutions pour organiser cette “surproduction” d’informations numériques

Elles se tournent bien souvent vers une réponse logiciel : “tout retrouver sans classer”, “zéro papier” et autres belles promesses de l’informatique.

Mais peut-on vraiment faire l’économie d’un état des lieux de son système d’information en investissant simplement dans un logiciel ? La réponse vous appartient.

Cependant la diversité de nos références en atteste : la méthode TRAPEC est une méthode d’organisation qui a fait ses preuves !

Elle est directement issue d’outils qualité reconnus comme la méthode 5S et le Lean Office, mais est sans doute moins renommée notamment dans certains métiers ou secteurs d’activités.

Il est donc naturel de se poser quelques questions sur l’intérêt de nous contacter.

◊ FAQ – la Méthode et la Formation TRAPEC

        Ci-dessous, quelques exemples de questions ou d’affirmation que vous pouvez vous posez …

Oui tout a fait. TRAPEC EXPERTISE ORGANISATION est un organisme validé et référencé DataDock, gage de qualité et de crédibilité. Nos prestations sont donc éligibles à une prise en charge par votre organisme financeur (OPCO) au titre de la formation professionnelle

Justement, la formation TRAPEC n’est pas une simple formation théorique où un consultant vient dire la messe et s’en va ! D’ailleurs la théorie est réduite à ½ journée dans la formation, tout le reste c’est de la mise en place pratique. L’Expert-formateur TRAPEC s’implique à vos cotés de A à Z en s’appuyant sur des exemples concrets de votre quotidien professionnel = RÉSULTATS GARANTIS !

Pas uniquement, bien au contraire ! Toutes nos interventions sont sur-mesure, adaptées au périmètre concerné. La moitié de nos clients sont des PME – PMI et TPE  de moins de 50 personnes.

C’est vrai, vous connaissez parfaitement votre structure et vos dossiers. Cependant, chaque personne à sa propre logique de classement des documents de son périmètre. Elle n’est pas meilleure ou moins bonne que celle des collègues ou collaborateurs mais c’est la vôtre et changer ses habitudes est souvent difficile.

En faisant appel à l’équipe TRAPEC, vous aurez la vision d’experts de l’organisation sans parti pris, ni préjugé à vos cotés = Gain de temps & Résultats assurés.

Alors avant de vous lancer, rencontrons-nous pour une présentation plus détaillée, cela ne coûte rien et c’est sans engagement. Vous changerez probablement d’avis !

Souvent, le temps estimé par nos clients avant l’intervention est bien supérieur au temps réalisé pendant nos interventions. La durée moyenne est de 3 jours pour un service et vous ne refaites pas votre classement tous les ans. Mettre en place TRAPEC, c’est investir 3 jours de votre temps et être débarrassé une fois pour toutes de vos soucis de classement !

Nous proposons exclusivement la méthode TRAPEC depuis plus de 35 ans et nous garantissons nos résultats : Alors oui La méthode est pérenne ! Mais comme tout outil, il doit être entretenu et réactualisé si nécessaire c’est pourquoi nous proposons également des Suivis Qualité.

N’avez-vous jamais été agacé par cette expression clamée haut et fort par certains dans le but de rassurer collègues et supérieurs tout en accusant le manque de temps coupable du désordre qui règne sur leur bureau et le manque de rangement de leurs dossiers ?

Conserver un espace de travail en désordre fait perdre du temps à tous.  Le désordre occasionne des coûts cachés pour toutes les pertes de temps liées à la recherche d’un document ou vos retards dans vos livrables.

Un bureau bien rangé vous fera gagner en efficacité et réduit sensiblement le stress et l’angoisse liés à une activité professionnelle intense.

Toute notre expertise et notre valeur ajoutée est là ! Avec + de 35ans d’expérience et 100 mises en place en moyenne/an, aucune architecture de classement ne nous résiste et nous sommes toujours arrivés à créer une logique qui parle à tout le monde.

◊ FAQ – TRAPEC et l’Informatique

        Ci-dessous, quelques exemples de questions ou d’affirmation que vous pouvez vous posez …

Non, la méthode TRAPEC couvre le classement de tous les documents quel que soit leur format, qu’ils soient papiers, et numériques (dont les emails). L’objectif étant de créer une logique commune sur l’ensemble des supports d’information rencontrés.

Non, la méthode est née bien avant la naissance de la micro-informatique !

Avec les outils traditionnels de TRAPEC, il est tout à fait possible de mettre en place efficacement la méthode TRAPEC pour le classement des documents papier et informatiques. Dans ce cas, la construction de l’arborescence de classement informatique partagée (sur le serveur par exemple) est créée manuellement par les utilisateurs.

Cependant avec le logiciel TRAPEC CONNECT, la structure de classement se construit automatiquement, sans erreurs, en respectant les standards de la méthode TRAPEC, gage de pérennité d’une structure partagée multi-utilisateurs.

Leur réponse est bien souvent un investissement (non négligeable) dans un outil de gestion électronique de documents sensé résoudre tous les problématiques de recherche de documents.

L’outil, fut-il le plus performant, n’est qu’une partie de la solution et choisir l’outil avant de diagnostiquer et soigner la cause c’est mettre un peu la charrue avant les bœufs et probablement ne pas régler définitivement le problème.

Auditer votre système d’information que les sources soit numériques et/ou papier et définir votre besoin réel fait partie de notre expertise depuis plus de 20 ans, ce n’est pas forcement celle de votre service informatique. Regardez comment eux-mêmes sont organisés…

L’acquisition de notre logiciel TRAPEC CONNECT n’est pas obligatoire.

Si vous disposez déjà un logiciel de gestion de documents, il est possible de configurer votre GED selon les préconisations de la méthode TRAPEC.

Une adaptation reste cependant moins performante que notre outil TRAPEC CONNECT spécialement développé. Notamment pour la gestion des documents restant en papier car la plupart des GED ne prennent pas en compte ce type de format privilégiant la numérisation totale des documents.

Il arrive également que malgré la présence d’un outil GED très élaboré, son utilisation soit ressentie comme trop complexe pour des utilisateurs peu à l’aise avec l’informatique. Notre logiciel TRAPEC CONNECT grâce à son interface simplifiée peut alors être un complément idéal pour ces personnes sans les perdre dans la technologie.

Une GED et notre logiciel TRAPEC CONNECT sont des outils complémentaires pas des doublons

Disposer d’un outil GED pour optimiser la recherche de documents numériques, n’exonère pas d’une réflexion approfondie sur l’organisation d’un classement commun, préalable indispensable à l’acceptation de ce nouvel outil.

Dans ce contexte, notre expertise est un gain de temps précieux qui tient compte de vos particularités :

  • – Spécificité de l’entreprise, du service : activité, structure, taille …
  • – Organisation du classement des dossiers : arborescence, volumétrie, format des documents (papier et informatique), …
  • – Identification des flux d’informations : processus, origines, interactions …
  • – Difficultés d’organisation personnelle et de travail collaboratif spécifiques …

Elle porte non seulement sur la définition de la (ou des) structure(s) de classement à mettre en place, mais aussi sur les règles de nommage, les confidentialités à respecter et les droits d’accès des utilisateurs qui en découlent.

Non pas obligatoirement. Vous pouvez bien-sûr tout numériser si vous le souhaitez, mais c’est un peut-être un travail très chronophage pas forcement nécessaire.

En effet la méthode TRAPEC prend en compte l’organisation de tous les types de documents papier et numériques. Ainsi les documents dont les originaux doivent rester juridiquement en papier (contrats, conventions, …), sont également répertoriés, de même que leur lieu de classement, dans le logiciel TRAPEC CONNECT.

C’est un avantage non négligeable, car la majorité des logiciels de gestion électronique de documents (GED) impliquent une dématérialisation totale des documents.

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Vous avez d’autres questions ?

Vous souhaitez des précisions ?

N’hésitez plus et
prenez contact avec nous !

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Depuis plus de 35 ans, en France et à l’Etranger, des milliers de décideurs, cadres, chefs d’entreprise privées et publiques, d’hôpitaux, d’institutions sociales….appliquent avec succès la méthode TRAPEC dans leurs services

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La transformation digitale à l’œuvre pousse les entreprises à trouver des solutions pour organiser cette “surproduction” d’informations numériques

Elles se tournent bien souvent vers une réponse logiciel : “tout retrouver sans classer”, “zéro papier” et autres belles promesses de l’informatique.

Mais peut-on vraiment faire l’économie d’un état des lieux de son système d’information en investissant simplement dans un logiciel ? La réponse vous appartient.

Cependant la diversité de nos références en atteste : la méthode TRAPEC est une méthode d’organisation qui a fait ses preuves !

Elle est directement issue d’outils qualité reconnus comme la méthode 5S et le Lean Office, mais est sans doute moins renommée notamment dans certains métiers ou secteurs d’activités.

Il est donc naturel de se poser quelques questions sur l’intérêt de nous contacter.

◊ FAQ – la Méthode et la Formation TRAPEC

Ci-dessous, quelques exemples de questions ou d’affirmation que vous pouvez vous posez …

Oui tout a fait. TRAPEC EXPERTISE ORGANISATION est un organisme validé et référencé DataDock, gage de qualité et de crédibilité. Nos prestations sont donc éligibles à une prise en charge par votre organisme financeur (OPCO) au titre de la formation professionnelle

Justement, la formation TRAPEC n’est pas une simple formation théorique où un consultant vient dire la messe et s’en va ! D’ailleurs la théorie est réduite à ½ journée dans la formation, tout le reste c’est de la mise en place pratique. L’Expert-formateur TRAPEC s’implique à vos cotés de A à Z en s’appuyant sur des exemples concrets de votre quotidien professionnel = RÉSULTATS GARANTIS !

Pas uniquement, bien au contraire ! Toutes nos interventions sont sur-mesure, adaptées au périmètre concerné. La moitié de nos clients sont des PME – PMI et TPE  de moins de 50 personnes.

C’est vrai, vous connaissez parfaitement votre structure et vos dossiers. Cependant, chaque personne à sa propre logique de classement des documents de son périmètre. Elle n’est pas meilleure ou moins bonne que celle des collègues ou collaborateurs mais c’est la vôtre et changer ses habitudes est souvent difficile.

En faisant appel à l’équipe TRAPEC, vous aurez la vision d’experts de l’organisation sans parti pris, ni préjugé à vos cotés = Gain de temps & Résultats assurés.

Alors avant de vous lancer, rencontrons-nous pour une présentation plus détaillée, cela ne coûte rien et c’est sans engagement. Vous changerez probablement d’avis !

Souvent, le temps estimé par nos clients avant l’intervention est bien supérieur au temps réalisé pendant nos interventions. La durée moyenne est de 3 jours pour un service et vous ne refaites pas votre classement tous les ans. Mettre en place TRAPEC, c’est investir 3 jours de votre temps et être débarrassé une fois pour toutes de vos soucis de classement !

Nous proposons exclusivement la méthode TRAPEC depuis plus de 35 ans et nous garantissons nos résultats : Alors oui La méthode est pérenne ! Mais comme tout outil, il doit être entretenu et réactualisé si nécessaire c’est pourquoi nous proposons également des Suivis Qualité.

N’avez-vous jamais été agacé par cette expression clamée haut et fort par certains dans le but de rassurer collègues et supérieurs tout en accusant le manque de temps coupable du désordre qui règne sur leur bureau et le manque de rangement de leurs dossiers ?

Conserver un espace de travail en désordre fait perdre du temps à tous.  Le désordre occasionne des coûts cachés pour toutes les pertes de temps liées à la recherche d’un document ou vos retards dans vos livrables.

Un bureau bien rangé vous fera gagner en efficacité et réduit sensiblement le stress et l’angoisse liés à une activité professionnelle intense.

Toute notre expertise et notre valeur ajoutée est là ! Avec + de 35ans d’expérience et 100 mises en place en moyenne/an, aucune architecture de classement ne nous résiste et nous sommes toujours arrivés à créer une logique qui parle à tout le monde.

◊ FAQ – TRAPEC et l’Informatique

Ci-dessous, quelques exemples de questions ou d’affirmation que vous pouvez vous posez …

Non, la méthode TRAPEC couvre le classement de tous les documents quel que soit leur format, qu’ils soient papiers, et numériques (dont les emails). L’objectif étant de créer une logique commune sur l’ensemble des supports d’information rencontrés.

Non, la méthode est née bien avant la naissance de la micro-informatique !

Avec les outils traditionnels de TRAPEC, il est tout à fait possible de mettre en place efficacement la méthode TRAPEC pour le classement des documents papier et informatiques. Dans ce cas, la construction de l’arborescence de classement informatique partagée (sur le serveur par exemple) est créée manuellement par les utilisateurs.

Cependant avec le logiciel TRAPEC CONNECT, la structure de classement se construit automatiquement, sans erreurs, en respectant les standards de la méthode TRAPEC, gage de pérennité d’une structure partagée multi-utilisateurs.

Leur réponse est bien souvent un investissement (non négligeable) dans un outil de gestion électronique de documents sensé résoudre tous les problématiques de recherche de documents.

L’outil, fut-il le plus performant, n’est qu’une partie de la solution et choisir l’outil avant de diagnostiquer et soigner la cause c’est mettre un peu la charrue avant les bœufs et probablement ne pas régler définitivement le problème.

Auditer votre système d’information et définir votre besoin réel fait partie de notre expertise depuis plus de 20 ans, ce n’est pas forcement celle de votre service informatique. Regardez comment eux-mêmes sont organisés…

L’acquisition de notre logiciel TRAPEC CONNECT n’est pas obligatoire.

Si vous disposez déjà un logiciel de gestion de documents, il est possible de configurer votre GED selon les préconisations de la méthode TRAPEC.

Une adaptation reste cependant moins performante que notre outil TRAPEC CONNECT spécialement développé. Notamment pour la gestion des documents restant en papier car la plupart des GED ne prennent pas en compte ce type de format privilégiant la numérisation totale des documents.

Il arrive également que malgré la présence d’un outil GED très élaboré, son utilisation soit ressentie comme trop complexe pour des utilisateurs peu à l’aise avec l’informatique. Notre logiciel TRAPEC CONNECT grâce à son interface simplifiée peut alors être un complément idéal pour ces personnes sans les perdre dans la technologie.

Une GED et notre logiciel TRAPEC CONNECT sont des outils complémentaires pas des doublons

Disposer d’un outil GED pour optimiser la recherche de documents numériques, n’exonère pas d’une réflexion approfondie sur l’organisation d’un classement commun, préalable indispensable à l’acceptation de ce nouvel outil.

Dans ce contexte, notre expertise est un gain de temps précieux qui tient compte de vos particularités :

  • – Spécificité de l’entreprise, du service : activité, structure, taille …
  • – Organisation du classement des dossiers : arborescence, volumétrie, format des documents (papier et informatique), …
  • – Identification des flux d’informations : processus, origines, interactions …
  • – Difficultés d’organisation personnelle et de travail collaboratif spécifiques …

Elle porte non seulement sur la définition de la (ou des) structure(s) de classement à mettre en place, mais aussi sur les règles de nommage, les confidentialités à respecter et les droits d’accès des utilisateurs qui en découlent.

Non pas obligatoirement. Vous pouvez bien-sûr tout numériser si vous le souhaitez, mais c’est un peut-être un travail très chronophage pas forcement nécessaire.

En effet la méthode TRAPEC prend en compte l’organisation de tous les types de documents papier et numériques. Ainsi les documents dont les originaux doivent rester juridiquement en papier (contrats, conventions, …), sont également répertoriés, de même que leur lieu de classement, dans le logiciel TRAPEC CONNECT.

C’est un avantage non négligeable, car la majorité des logiciels de gestion électronique de documents (GED) impliquent une dématérialisation totale des documents.

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