Confrontés aux armoires encombrées, aux serveurs saturés, à l’incapacité de jeter de certains collaborateurs, aux dossiers informatiques dénommés « à trier » etc, etc… nous avons décidé fin 2022 de mettre à plat notre système de classement.
Pour ce faire, nous nous sommes naturellement orientés vers la méthode TRAPEC à laquelle j’avais été initiée il y a quelques années au sein d’un autre établissement.
Cette dernière permet de prendre de la hauteur sur le processus de gestion de documents de la structure. Elle nous permet notamment de sortir d’un schéma très individualiste où chaque collaborateur va enregistrer ses fichiers sur son répertoire personnel pour bénéficier d’un plan de classement partagé tant au niveau « papier » qu’au niveau informatique. Désormais, en cas d’absence inopinée ou d’un départ à la retraite par exemple, les documents demeurent facilement localisables, le service n’est pas désorganisé.
En parallèle de la notion de classement, la méthode TRAPEC nous questionne également sur notre organisation personnelle au travail et la gestion des priorités au quotidien grâce à des outils simples basés avant tout sur le bon sens ! »
En conclusion, la déclinaison de la méthode TRAPEC est un travail d’ampleur qui nécessite l’adhésion des personnels concernés mais qui s’envisage comme un investissement de long terme.
