Le plan de classement, cerveau de votre organisation documentaire

• Les documents sont difficilement localisables dans votre entreprise en raison de la multiplicité des supports de stockage (papier, serveurs, services de stockage externalisés, etc.).
• Il existe de nombreux doublons de documents dans votre classement, en raison de l’absence de système de classification logique et partagé.
• Vous avez souvent tendance à procrastiner car vous redoutez de passer un temps infini à rechercher un document associé à l’exécution de votre tâche dans les dossiers informatiques.

Afin de retrouver rapidement des documents et de les partager facilement, une structure a besoin de disposer d’un système d’organisation documentaire. Pour être performant, il doit s’appuyer sur un plan de classement qui répertorie et organise de la même manière les documents papiers et les documents électroniques.

Les entreprises et collectivités perdent un temps précieux à cause d’un classement inefficace des dossiers et documents. Rechercher un fichier, demander à un collègue où il se trouve ou gérer des tâches redondantes dues à une organisation défaillante entraîne non seulement des pertes financières, mais aussi du stress et une démotivation pour les salariés qui en subissent les conséquences.

Pour être efficace et pérenne, le classement de documents ne doit pas être constitué d’une multitude de logiques de classement individuelles, mais doit au contraire résulter d’une logique commune dont l’arborescence traduit les missions et activités du service ou de l’entreprise. Dès sa conception, il doit intégrer les restrictions d’accès liées aux exigences de confidentialité et encadrer le nommage des dossiers et documents.

Une méthode de classement efficace pour optimiser l’organisation des documents

La mise en place de la méthode de classement Trapec permet de retrouver tous types de fichiers en moins de 10 secondes grâce à une logique de classement commune applicable à tous les collaborateurs, quel que soit le format des supports. Elle garantit la traçabilité des documents, tout en simplifiant le partage et l’accessibilité à l’information, ce qui contribue à réduire l’infobésité dans l’entreprise. L’harmonisation entre le classement des documents papier et des fichiers informatiques favorise la polyvalence des utilisateurs dans le classement et la recherche d’informations, l’un des objectifs fondamentaux de la méthode Trapec.