Afin de retrouver rapidement des documents et les partager facilement, une structure a besoin de disposer d’un système d’organisation documentaire.
Ce plan de classement doit répertorier et organiser de la même manière documents papier et documents électroniques
Car c’est précisément autour du classement de dossiers et documents que se concentre l’essentiel des pertes de temps à :
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s’interroger sur le classement de tel document ou de tel dossier,
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le rechercher ensuite dans le classement même quand on l’a classé soi-même,
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vérifier si les autres personnes du service connaissent le classement de ce document ou de ce dossier,
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différer une tâche associée à ce document ou ce dossier parce que l’accès à son classement n’est pas instantané,
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traiter les travaux redondants ou inutiles résultant de ce mauvais classement des dossiers,
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corriger les erreurs de classement des dossiers, etc…
Pour être efficace et pérenne, cette construction hiérarchique des dossiers et des documents ne doit pas être constituée d’un agrégat de classements individuels.
Bien au contraire, issue d’une logique commune, cette arborescence de classement traduit les missions et activités du service ou de l’entreprise, intègre dès sa conception les restrictions d’accès liés aux exigences de confidentialité et encadre le nommage des dossiers et documents.
